የFOIA ጥያቄዎች

መብቶች እና ኃላፊነቶች

የጥያቄ አቅራቢዎች መብቶች እና የገዢው ቢሮ ኃላፊነቶች The Virginia Freedom of Information Act መሠረት

The Virginia Freedom of Information Act (“FOIA”) ፣ በ§ 2 ውስጥ ይገኛል። 2-3700 እና ተከታታይ የVirginia ሕግ፣ የCommonwealth ዜጎች እና የሚዲያ ተወካዮች በሕዝብ አካላት፣ በሕዝብ ባለሥልጣናት እና በሕዝብ ሠራተኞች የተያዙ የሕዝብ መዝገቦችን የማግኘት መብት እንዳላቸው ዋስትና ይሰጣል።

የሕዝብ መዝገብ ማለት ማንኛውም ጽሑፍ ወይም ቀረጻ ማለት የወረቀት መዝገብ፣ የኤሌክትሮኒክ ፋይል፣ የድምጽ ወይም የቪዲዮ ቀረጻ ወይም ሌላ ቅርጸት ቢሆንም - በሕዝብ አካል ወይም በባለሥልጣኖቹ፣ በሠራተኞቹ ወይም በወኪሎቹ እጅ ወይም በሕዝብ ንግድ ግብይት ውስጥ የተዘጋጀ ወይም የተያዘ ማንኛውም ጽሑፍ ወይም ቀረጻ ነው።  ሁሉም የህዝብ መዝገቦች ክፍት እንደሆኑ ይገመታል፣ እና ሊታገዱ የሚችሉት የተወሰነ፣ ህጋዊ የሆነ ነፃ መሆን ሲኖር ብቻ ነው።

የFOIA ፖሊሲ እንደሚያመለክተው የFOIA ዓላማ ሁሉም የመንግስት እንቅስቃሴዎችን በተመለከተ ግንዛቤን ማሳደግ ነው።  ይህንን ፖሊሲ ለማስፋት፣ የFOIA ሕግ ሕጉ ለተደራሽነት በሚስማማ መልኩ በነፃነት እንዲተረጎም እና የሕዝብ መዝገቦችን እንዲይዙ የሚፈቅድ ማንኛውም ነፃ ማውጣት በጠባብ መንገድ መተርጎም እንዳለበት ይጠይቃል።

ከገዢው ቢሮ የሕዝብ መዝገቦችን ለመጠየቅ

• የሕዝብ መዝገቦችን ከገዢው ቢሮ ("ቢሮው") በገዢው ቢሮ NextRequest Portal ፣ US Mail፣ ፋክስ፣ ኢሜይል፣ በአካል ወይም በስልክ መጠየቅ ይችላሉ። FOIA ጥያቄዎን ለማስተላለፍ ምንም አይነት የተለየ ዘዴ እንዲጠቀሙ አይጠይቅም።  FOIA ጥያቄዎ በጽሑፍ እንዲሆን አይጠይቅም፣ እንዲሁም በFOIA መሠረት መዝገቦችን እየጠየቁ መሆኑን መግለጽ አያስፈልግዎትም።
  • ከተግባራዊ እይታ አንጻር፣ ጥያቄዎን በጽሑፍ ማቅረብ ለእርስዎም ሆነ ጥያቄዎን የሚቀበለው ሰው ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ይህ የጥያቄዎን መዝገብ እንዲፈጥሩ ያስችልዎታል።  እንዲሁም የቃል ጥያቄን በተመለከተ ምንም ዓይነት የተሳሳተ ግንዛቤ እንዳይኖር ምን አይነት መዝገቦችን እየጠየቁ እንደሆነ ግልጽ መግለጫ ይሰጠናል።  ሆኖም ግን፣ በጽሑፍ ላለማስቀመጥ ከመረጡ፣ የFOIA ጥያቄዎን ምላሽ ለመስጠት እምቢ ማለት አንችልም።
• ጥያቄዎ የሚፈልጉትን መዝገቦች “በምክንያታዊ ዝርዝር” መለየት አለበት። ይህ የተለመደ የአስተሳሰብ መስፈርት ነው።  የሚጠይቁትን የመዝገቦች ብዛት ወይም ብዛት አይመለከትም ወይም አይገድብም፤ በምትኩ፣ የሚፈልጉትን መዝገቦች ለይተን እንድናገኝ በቂ ዝርዝር መረጃ እንዲሰጡን ይጠይቃል።
• ጥያቄዎ ነባር መዝገቦችን ወይም ሰነዶችን መጠየቅ አለበት። FOIA መዝገቦችን የመመርመር ወይም የመቅዳት መብት ይሰጥዎታል፤ ስለ ቢሮው ሥራ አጠቃላይ ጥያቄዎችን በሚጠይቁበት ሁኔታ ላይም አይተገበርም፣ እንዲሁም ቢሮው የሌለ መዝገብ እንዲፈጥር አያስገድድም።
• ቢሮው በመደበኛ የስራ ሂደት ውስጥ በሚጠቀምበት በማንኛውም ቅርጸት የኤሌክትሮኒክ መዝገቦችን ለመቀበል መምረጥ ይችላሉ።
  • ለምሳሌ፣ በኤክሴል ዳታቤዝ ውስጥ የተቀመጡ መዝገቦችን እየጠየቁ ከሆነ፣ እነዚያን መዝገቦች በኤሌክትሮኒክ መንገድ፣ በኢሜል፣ በኮምፒውተር ዲስክ ወይም ፍላሽ አንፃፊ ለመቀበል ወይም የእነዚያን መዝገቦች የታተመ ቅጂ ለመቀበል መምረጥ ይችላሉ።
• የእርስዎን ጥያቄ በተመለከተ ጥያቄዎች ካሉን እባክዎን የሚፈልጉት መዝገብ ምን ዓይነት እንደሆነ ግልጽ ለማድረግ ወይም የሰፊ ጥያቄ ምላሽን አስመልክቶ ምክንያታዊ የሆነ ስምምነት ላይ ለመድረስ ለመሞከር ሠራተኞች ከሚያደርጉት ጥረት ጋር ይተባበሩ። የFOIA ጥያቄ ማቅረብ የባለጋራነት ሂደት አይደለም፤ ነገር ግን እርስዎ የሚፈልጉት መዝገቦች ምን ዓይነት እንደሆኑ ለመረዳት ጥያቄዎን አስመልክቶ ከእርስዎ ጋር መወያየት ሊያስፈልገን ይችላል።

የቢሮው ኃላፊነቶች ለጥያቄዎ ምላሽ በመስጠት ላይ

• ቢሮው ጥያቄዎን ከተቀበለ በኋላ በአምስት የሥራ ቀናት ውስጥ ምላሽ መስጠት አለበት።  “የመጀመሪያው ቀን” ጥያቄዎ ከቀረበ በኋላ ባለው ቀን ይቆጠራል።  የአምስት ቀን ጊዜ ቅዳሜና እሁድን፣ በዓላትን ወይም ቢሮው ለንግድ ስራ የሚዘጋባቸውን ሌሎች ቀናት አያካትትም። ከ 5 በኋላ የተቀበሉ ጥያቄዎች 00 ከሰዓት በኋላ EST እንደተቀበሉ ይቆጠራሉ።
• ከቢሮው የህዝብ መዝገቦችን ለመጠየቅ ያቀረቡት ጥያቄ ምክንያት ምንም ለውጥ አያመጣም፣ እና ለጥያቄዎ ምላሽ ከመስጠታችን በፊት መዝገቦቹን ለምን እንደሚፈልጉ መግለጽ የለብዎትም።  ይሁን እንጂ የFOIA ቢሮው ስምዎን እና ህጋዊ አድራሻዎን እንዲያቀርቡ እንዲጠይቅዎት ይፈቅዳል። 
• የFOIA ቢሮው ለጥያቄዎ ከሚከተሉት ውስጥ አንዱን በአምስት ቀናት ውስጥ ምላሽ እንዲሰጥ ይጠይቃል፡
  1. እርስዎ የጠየቁትን መዝገቦች ሙሉ በሙሉ እናቀርብልዎታለን።
  2. የጠየቁትን ሁሉንም መዝገቦች እናቆማለን፣ ምክንያቱም ሁሉም መዝገቦች የተወሰነ ህጋዊ ነፃነት ስላላቸው። ሁሉም መዝገቦች ተደብቀው ከሆነ፣ በጽሑፍ ምላሽ ልንልክልዎ ይገባል።  ያ ጽሑፍ የተከለከሉትን መዝገቦች መጠንና ርዕሰ ጉዳይ መለየት አለበት፣ እንዲሁም መዝገቦቹን እንድንይዝ የሚያስችለንን የቨርጂኒያ ሕግ ክፍል መግለጽ አለበት።
  3. እርስዎ የጠየቁትን አንዳንድ መዝገቦች እናቀርባለን፣ ነገር ግን ሌሎች መዝገቦችን እናቆማለን። የተወሰነው ክፍል ብቻ ነፃ ከሆነ ሙሉውን መዝገብ መከልከል አንችልም።  በዚህ ሁኔታ፣ ሊቀመጥ የሚችለውን የመዝገቡን ክፍል ልንቀይር እንችላለን፣ እና የመዝገቡን ቀሪ ክፍል ልናቀርብልዎ ይገባል።  የተጠየቁትን መዝገቦች ክፍሎች እንዳይያዙ የሚፈቅደውን የቨርጂኒያ ህግ ክፍል የሚገልጽ የጽሑፍ ምላሽ ልንሰጥዎ ይገባል።
  4. የተጠየቁት መዝገቦች ሊገኙ ወይም ሊገኙ እንደማይችሉ በጽሑፍ እናሳውቅዎታለን (የጠየቁት መዝገቦች የሉንም)። ሆኖም ግን፣ ሌላ የመንግስት አካል የተጠየቀውን መዝገብ እንዳለው ካወቅን፣ ለእርስዎ በምንሰጠው ምላሽ ውስጥ የሌላኛው የህዝብ አካል የእውቂያ መረጃ ማካተት አለብን።
  5. ቢሮው በአምስት ቀናት ጊዜ ውስጥ ለጥያቄዎ ምላሽ መስጠት ፈጽሞ የማይቻል ከሆነ፣ ይህንን በጽሑፍ መግለጽ አለብን፣ ይህም ምላሹን የማይቻል የሚያደርጉ ሁኔታዎችን በማብራራት ነው። ይህ ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት ተጨማሪ ሰባት የስራ ቀናትን ይፈቅዳል፣ ይህም ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት በአጠቃላይ አስራ ሁለት የስራ ቀናት ይሰጠናል።  በ§ 2 መሠረት የተጠየቁ የወንጀል ምርመራ ፋይሎች ካሉ። 2-3706 ። በቨርጂኒያ ህግ 1 መሰረት፣ ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት ተጨማሪ 60 የስራ ቀናት ይፈቀድልናል፣ ይህም ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት በድምሩ 65 የስራ ቀናት ይሰጠናል።
• እጅግ በጣም ብዙ መዝገቦችን ለመጠየቅ ጥያቄ ካቀረቡ እና ሌሎች የድርጅታዊ ኃላፊነቶቻችንን ሳናስተጓጉል መዝገቦቹን በአስራ ሁለት የስራ ቀናት ውስጥ ለእርስዎ ማቅረብ እንደማንችል ከተሰማን፣ ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት ተጨማሪ ጊዜ እንዲሰጥዎት ፍርድ ቤቱን ይግባኝ ማለት እንችላለን። ሆኖም፣ FOIA ተጨማሪ ጊዜ ለመጠየቅ ወደ ፍርድ ቤት ከመሄዳችን በፊት ስለ መዝገቦቹ ዝግጅት ከእርስዎ ጋር ስምምነት ላይ ለመድረስ ምክንያታዊ ጥረት እንድናደርግ ይጠይቃል።

ክፍያዎች

• አንድ የመንግሥት አካል የተጠየቁትን መዝገቦች ለማግኘት፣ ለማባዛት፣ ለማቅረብ ወይም ለመፈለግ ከሚያወጣው ትክክለኛ ወጪ በላይ ምክንያታዊ ክፍያዎችን ሊከፍል ይችላል። ማንኛውም የመንግስት አካል መዝገቦችን ከመፍጠር ወይም ከመጠበቅ ወይም ከአጠቃላይ የመንግስት አካላት ንግድ ጋር በተያያዘ የሚወጣውን አጠቃላይ ወጪ ለመሸፈን ምንም አይነት የውጭ፣ የአማካይ ወይም የትርፍ ክፍያዎችን ወይም ወጪዎችን አያስገድድም።  በመንግሥት አካል የሚከፈል ማንኛውም የተባዛ ክፍያ ከተባዛው ትክክለኛ ዋጋ መብለጥ የለበትም።  የሕዝብ ድርጅቱ መዝገቦችን ከመፈለጉ በፊት፣ የሕዝብ ድርጅቱ የተጠየቁትን መዝገቦች ለመድረስ፣ ለማባዛት፣ ለማቅረብ ወይም ለመፈለግ ከሚያስፈልገው ትክክለኛ ወጪ በላይ ምክንያታዊ ክፍያዎችን ሊያደርግ እንደሚችል በጽሑፍ ማሳወቅ አለበት፣ እንዲሁም በቨርጂኒያ ሕግ § 2 ንዑስ ክፍል F መሠረት የተጠየቁትን መዝገቦች ከማቅረቡ በፊት የወጪ ግምት መጠየቅ ይፈልግ እንደሆነ ጠያቂውን መጠየቅ አለበት። 2-3704 ።
• ከቢሮው የጠየቁትን መዝገቦች መክፈል ሊኖርብዎት ይችላል። FOIA ለFOIA ጥያቄዎች ምላሽ ለመስጠት የሚያስፈልጉትን ትክክለኛ ወጪዎች እንድናስከፍል ያስችለናል።  ይህም የተጠየቁትን መዝገቦች ለመፈለግ የሰራተኞችን ጊዜ፣ የመቅዳት ወጪዎችን ወይም የተጠየቁትን መዝገቦች ከማቅረብ ጋር በቀጥታ የተያያዙ ሌሎች ወጪዎችን ያካትታል።  የሚከፈሉት የአሁኑ ክፍያዎች በሰዓት ተመኖች ላይ ተመስርተው የሚሰሉ ሲሆን አጠቃላይ የወጪ ወጪዎችን አያካትቱም።
• ለእርስዎ ጥያቄ ምላሽ ለመስጠት ከ$200 በላይ ሊፈጅ እንደሚችል ከገመትን ጥያቄዎን በመመልከት ከመቀጠላችን በፊት የተሰላውን መጠን የማይበልጥ ተቀማጭ ክፍያ እንዲያስገቡ ልንጠይቅዎት እንችላለን። ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት የተቀመጠልን የአምስት ቀናት ገደብ ተቀማጭ ክፍያ እንዲገባ በጠየቅንበት እና እርስዎ ምላሽ በሰጡበት ሰዓት መካከል ያለውን ጊዜ አያካትትም።
• የጠየቁትን መዝገቦች ለማቅረብ የሚከፍሉትን ክፍያ አስቀድመን እንድንገምት ሊጠይቁን ይችላሉ። ይህ ስለማንኛውም ወጪ አስቀድመው እንዲያውቁ ያስችልዎታል፣ ወይም የተገመተውን ወጪ ለመቀነስ ጥያቄዎን ለማሻሻል እድል ይሰጥዎታል።  ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት የምንገደድባቸው አምስት ቀናት ግምቱን በምንልክልዎበት ጊዜ እና እርስዎ ምላሽ በሚሰጡበት ጊዜ መካከል ያለውን ጊዜ አያካትትም።  በሰላሳ ቀናት ውስጥ ምላሽ ካልሰጡ፣ ጥያቄዎ እንደተሰረዘ ይቆጠራል።
• ከሰላሳ ቀናት በላይ ሳይከፈል የቆየ ቀደም ሲል የFOIA ጥያቄ ካለዎት ቢሮው ለአዲሱ የFOIA ጥያቄዎ ምላሽ ከመስጠቱ በፊት ያለፈውን የክፍያ መጠየቂያ ክፍያ እንዲከፍል ሊጠይቅዎት ይችላል።
• ጽ/ቤቱ ባልተለመደ ሁኔታ ከፍተኛ መጠን ላላቸው፣ ጊዜ የሚወስዱ ወይም ከመጠን በላይ ለሆኑ ጥያቄዎች ክፍያ የመክፈል መብቱ የተጠበቀ ነው።

ነፃነቶች

የቨርጂኒያ ሕግ ቢሮው የተወሰኑ መዝገቦችን ለሕዝብ ይፋ ከማድረግ እንዲቆጠብ ይፈቅዳል።  ቢሮው በተለምዶ በሚከተሉት ነፃ ሁኔታዎች መሠረት መዝገቦችን ይይዛል (ሌሎችም ሊተገበሩ ይችላሉ)፡

• የሰራተኞች መረጃ (§ 2.2−3705.1(1))
• የጠበቃ-ደንበኛ መብት (§ 2.2−3705.1(2))
• የጠበቃ ሥራ ውጤት (§ 2.2‑3705.1(3))
• የሻጭ የባለቤትነት መረጃ (§ 2.2‑3705.1(6))
• ስለ ድርድር እና ስለ ውል ውሉ መስጠትን የሚመለከት መረጃ (§ 2.2‑3705.1(12))
• የገዢው ቢሮ የሥራ ወረቀቶች እና ደብዳቤዎች (§ 2.2−3705.7(2))