የተሻሻለው ህዳር 7 ፣ 2019

ዓላማ

• በቨርጂኒያ የመረጃ ነፃነት ህግ (§ 2.2-3700 ፣ እና ተከታታይ.) (FOIA or Act) ስር ለሚቀርቡ ጥያቄዎች ወቅታዊ እና የተሟላ ምላሽ የመስጠት ቀልጣፋ እና ውጤታማ ሂደት ለመመስረት;
• የገዥው ጽሕፈት ቤት የሕጉን ይፋዊ መግለጫ መስፈርቶች የሚያከብርበትን ሁኔታ ለማመቻቸት; እና
• በመብቱ ህግ እና ምላሽ ሰጪው የመንግስት አካል ኃላፊነቶች መሰረት የህዝብ መዝገቦችን ይፋ ማድረግ የሚፈልግ ሰው ማማከር።

ወሰን

ይህ ፖሊሲ ገዥውን ጨምሮ ለገዥው ጽ/ቤት የሚቀርቡትን ሁሉንም የFOIA ጥያቄዎችን ይመለከታል። የአገረ ገዢው ዋና አስተዳዳሪ, አማካሪ, የፖሊሲ ዳይሬክተር እና የካቢኔ ፀሐፊዎች; የበይነ መንግስታት ገዥ ረዳት; እና በቨርጂኒያ ኮድ § 2 መሰረት ገዥው ሥልጣኑን የሰጣቸው ግለሰቦች። 2-104 (ቢሮ)።

በሕጉ መሠረት መብቶች እና ኃላፊነቶች

ሕጉ፣ § 2 2-3700 ፣ ወዘተ. ተከታይ የቨርጂኒያ ኮድ ለኮመንዌልዝ ዜጎች እና በኮመንዌልዝ ውስጥ የሚዘዋወሩ የሚዲያ ተወካዮች፣ በህዝብ አካላት፣ በህዝብ ባለስልጣናት እና በህዝብ ሰራተኞች የተያዙ የህዝብ መዝገቦችን ማግኘት ዋስትና ይሰጣል።

የህዝብ መዝገብ ማንኛውም አይነት መፃፍ ወይም ቀረጻ ነው - ምንም ይሁን ምን የወረቀት መዝገብ፣ የኤሌክትሮኒክስ ፋይል፣ የድምጽ ወይም የቪዲዮ ቀረጻ፣ ወይም ሌላ ማንኛውም አይነት - የተዘጋጀ ወይም በባለቤትነት የተያዘ፣ ወይም በህዝብ አካል ወይም ባለስልጣኑ፣ በሰራተኞቻቸው ወይም በተወካዮቹ በህዝብ ንግድ ግብይት ውስጥ የሚገኝ። ሁሉም የህዝብ መዝገቦች ክፍት እንደሆኑ ይታሰባል፣ እና ሊታገዱ የሚችሉት የተወሰነ፣ በህግ የተደነገገ ማግለል ሲተገበር ብቻ ነው።

የFOIA ዓላማ በሕዝብ መንግሥታዊ ተግባራት ላይ ግንዛቤን ማሳደግ ነው። FOIA ሕጉ በነፃነት እንዲተረጎም፣ ተደራሽነትን የሚደግፍ፣ እና ማንኛውም የሕዝብ መዝገቦች እንዲታገድ የሚፈቅድ ማግለል በጠባብ መተርጎም እንዳለበት ይጠይቃል።

የጠያቂ FOIA መብቶች

የኮመንዌልዝ ዜጎች እና በኮመንዌልዝ ውስጥ ስርጭት ያላቸው የመገናኛ ብዙሃን ተወካዮች የሚከተሉትን ማድረግ ይችላሉ:

• የሕዝብ መዝገቦችን ወይም ሁለቱንም ለመፈተሽ ወይም ቅጂዎችን ለመቀበል መጠየቅ;
• ለተጠየቁት መዝገቦች ማንኛውም ክፍያዎች አስቀድመው እንዲገመቱ ይጠይቁ;
• በ§ 2 መሰረት አቤቱታ አቅርቡ። 2-3713 በዲስትሪክት ወይም በወረዳ ፍርድ ቤት የFOIA ማክበርን ለማስገደድ፣ ጠያቂው ወይም የእሷ የFOIA መብቶች እንደተጣሱ ካመነ፤ እና
• መዝገቦችን በዩኤስ ደብዳቤ፣ በፋክስ፣ በኢሜል፣ በአካል ወይም በስልክ ይጠይቁ። FOIA DOE ጥያቄው በጽሁፍ እንዲሆን ወይም በ መሰረት መዝገቦች እንደሚፈለጉ DOE መግለጽ FOIA ። እባክዎን ግን ልብ ይበሉ፡-
• በጽሁፍ ጥያቄ መኖሩ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ይህ የጥያቄውን መዝገብ ያቀርባል. እንዲሁም በቃል ጥያቄ ላይ ምንም ዓይነት አለመግባባት እንዳይፈጠር ምን መዝገቦች እንደሚጠየቁ ግልጽ መግለጫ ይሰጣል. ቢሮው ግን በጽሁፍ ካልሆነ በቃል የFOIA ጥያቄዎች ምላሽ ይሰጣል።
• ጥያቄው የተፈለገውን መዝገቦች “በምክንያታዊነት” መለየት አለበት። ይህ የተለመደ አስተሳሰብ ደረጃ ነው። የሚጠየቁትን መዝገቦች መጠን ወይም ቁጥር አይመለከትም ወይም DOE ። ይልቁንም ቢሮው የሚፈለጉትን መዝገቦች መለየት እና ማግኘት እንዲችል ጥያቄው በበቂ ሁኔታ የተወሰነ እንዲሆን ይጠይቃል።
• ጥያቄው መዝገቦችን ወይም ሰነዶችን መጠየቅ አለበት. FOIA መዝገቦችን የመፈተሽ ወይም የመቅዳት መብት ይሰጣል፤ ስለ ቢሮው ሥራ አጠቃላይ ጥያቄዎች በሚጠየቁበት ሁኔታ ላይ DOE .
• መዝገቦቹን የሚጠይቀው ሰው የኤሌክትሮኒክስ መዝገቦችን በመደበኛው የሥራ ሂደት ውስጥ ቢሮው በሚጠቀምበት በማንኛውም ፎርማት ለመቀበል ሊመርጥ ይችላል። ለምሳሌ፣ በኤክሴል ዳታቤዝ ውስጥ የተያዙ መዝገቦች ከተጠየቁ፣ ጥያቄው መዛግብቶቹን በኤሌክትሮኒክ መንገድ በኢሜል ወይም በኮምፒዩተር ዲስክ ለመቀበል ወይም የእነዚያን መዝገቦች የታተመ ቅጂ ለመቀበል ሊመርጥ ይችላል።

ጽህፈት ቤቱ ስለ ጥያቄው ጥያቄዎች ካሉት፣ ምን ዓይነት መረጃ እንደሚፈለግ ለመረዳት ቢሮው ጥያቄውን ካቀረበው ሰው ጋር አብሮ ለመስራት ይሞክራል። የFOIA ጥያቄ ማቅረብ ተቃራኒ ሂደት አይደለም፣ ነገር ግን ጽ/ቤቱ ጥያቄውን በተመለከተ ማብራሪያ ሊያስፈልገው ይችላል።

ለ FOIA ጥያቄ ምላሽ የመስጠት ሀላፊነቶች የቢሮው ኃላፊነቶች

ቢሮው ጥያቄውን በተቀበለ በአምስት (5) የስራ ቀናት ውስጥ ምላሽ መስጠት አለበት። "አንድ ቀን" ጥያቄው በደረሰ ማግስት ይቆጠራል. የአምስት ቀን ጊዜ ቅዳሜና እሁድን ወይም በዓላትን DOE ። ጥያቄው ከ 5pm EST በኋላ ከደረሰ፣ ጥያቄው በሚቀጥለው የስራ ቀን እንደተቀበለ ይቆጠራል።

የህዝብ መዝገቦችን ለመጠየቅ ምክንያቱ አያስፈልግም.  መዝገቦቹ ለምን እንደተጠየቁ ቢሮው አይጠይቅም። FOIA DOE ግን ቢሮው የጠያቂውን ስም እና ህጋዊ አድራሻ እንዲጠይቅ ይፈቅዳል።

FOIA በአምስት ቀናት ጊዜ ውስጥ ቢሮው ከሚከተሉት ምላሾች አንዱን እንዲሰጥ ይጠይቃል፡

• የተጠየቁትን የህዝብ መዝገቦች ሙሉ በሙሉ እናቀርባለን።
• የተጠየቁትን የህዝብ መዝገቦች በሙሉ እንይዛቸዋለን፣ ምክንያቱም ሁሉም የህዝብ መዝገቦች በህግ የተደነገጉ የማይካተቱ ናቸው። ሁሉም መዝገቦች የተያዙ ከሆኑ ቢሮው ምላሽ በጽሁፍ መስጠት አለበት። ያ የጽሁፍ ምላሽ የተከለከሉትን መዝገቦች መጠን እና ርእሰ ጉዳይ መለየት እና የህዝብ መዝገቡን ከመግለጽ የሚከላከለውን የቨርጂኒያ ህግ ልዩ ክፍል መግለጽ አለበት።
• የተጠየቁትን አንዳንድ የህዝብ መዝገቦችን እናቀርባለን ነገርግን ሌሎችን እንይዛለን። የተወሰነው ክፍል ብቻ መገለል ያለበት ከሆነ ቢሮው ሙሉውን መዝገብ መያዝ አይችልም። በዚህ ሁኔታ ጽሕፈት ቤቱ ሊታገድ የሚችለውን የመዝገቡን ክፍል እንደገና ሊያስተካክለው ይችላል፣ እና የቀረውን የህዝብ መዝገብ ማቅረብ አለበት። ጽህፈት ቤቱ የተጠየቁት መዝገቦች የተወሰነ ክፍል እንዲከለከል የሚፈቅደውን የቨርጂኒያ ኮድ የተወሰነ ክፍል የሚገልጽ የጽሁፍ ምላሽ መስጠት አለበት።
• በአምስት ቀናት ጊዜ ውስጥ ለጽህፈት ቤቱ ጥያቄ ምላሽ ለመስጠት በሎጂስቲክስ ሁኔታ የማይቻል ከሆነ ፅህፈት ቤቱ ሁኔታውን በማብራራት ይህንን በጽሁፍ መግለጽ አለበት። ይህ ቢሮ ለጥያቄው ምላሽ እንዲሰጥ ሰባት (7) ተጨማሪ የስራ ቀናት ይፈቅዳል።

ጥያቄው በጣም ብዙ የህዝብ መዝገቦች ከሆነ እና መ/ቤቱ ሌሎች ድርጅታዊ ሃላፊነቶችን ሳያስተጓጉል መዝገቦቹን በአስራ ሁለት (12) ቀናት ውስጥ ማቅረብ ካልቻለ፣ ጽ/ቤቱ ለጥያቄው ምላሽ ለመስጠት ተጨማሪ ጊዜ ለፍርድ ቤት ማመልከት ይችላል። FOIA ግን ቢሮው ለፍርድ ቤት አቤቱታ ከማቅረቡ በፊት የጥያቄውን ስፋት ወይም ምርትን በሚመለከት ከጠያቂው ጋር ስምምነት ላይ ለመድረስ ምክንያታዊ ጥረት እንዲያደርግ ይጠይቃል።

ወጪዎች

• ቢሮው የህዝብ መዝገቦችን የሚፈልግ ሰው ለመዝገቦቹ እንዲከፍል ሊጠይቅ ይችላል። FOIA ለFOIA ጥያቄዎች ምላሽ ለመስጠት ትክክለኛ ወጪዎችን ቢሮው እንዲከፍል ይፈቅዳል። ይህ እንደ ሰራተኛ የተጠየቁትን መዝገቦች ለመፈለግ፣ ወጪዎችን ለመቅዳት ወይም ሌሎች የተጠየቁትን መዝገቦች ከማቅረብ ጋር የተያያዙ ወጪዎችን የመሳሰሉ ነገሮችን ይጨምራል። አጠቃላይ የትርፍ ወጪዎችን ሊያካትት አይችልም።
• ቢሮው ለጥያቄው ምላሽ ለመስጠት ከ$200 በላይ እንደሚያስከፍል ከገመተ፣ ቢሮው ለጥያቄው ምላሽ ከመስጠቱ በፊት የህዝብ መዝገቦችን የሚፈልግ ሰው ተቀማጭ እንዲከፍል ሊጠይቅ ይችላል።
• የህዝብ መዝገቦችን የሚፈልግ ሰው የተጠየቀውን መዝገቦች ለማቅረብ የሚከፈለውን ክፍያ ፅህፈት ቤቱ እንዲገምት ሊጠይቅ ይችላል። ይህ መዝገቡን የሚፈልገው ሰው ማንኛውንም ወጪ አስቀድሞ እንዲረዳ ያስችለዋል፣ ወይም የተገመተውን ወጪ ለመቀነስ ሲል ጥያቄውን እንዲያስተካክል እድል ይሰጠዋል።

በብዛት ጥቅም ላይ የዋሉ ማግለያዎች

ህጉ ማንኛውም የህዝብ አካል አንዳንድ መዝገቦችን ለህዝብ ይፋ እንዳይሆን እንዲከለክል ይፈቅዳል። ፅህፈት ቤቱ በተለምዶ ለሚከተሉት ማግለያዎች ተገዢ የሆኑ መዝገቦችን ይከለክላል (ምንም እንኳን በህጉ ወይም በቨርጂኒያ ህግ ስር ያሉ ሌሎች ማግለያዎች የህዝብን መዝገብ ከመግለጽ ሊከላከሉ ቢችሉም)

• የሰው መዝገቦች (§ 2.2-3705.1(1));
• ለጠበቃ-ደንበኛ መብት የሚገዙ መዝገቦች (§ 2.2-3705.1(2)) ወይም የጠበቃ ስራ ምርት (§ 2.2-3705.1(3));
• የአቅራቢ የባለቤትነት መረጃ ሶፍትዌር (§ 2.2-3705.1(6));
• ውል ከመሰጠቱ በፊት ስለ ድርድር እና ውል መስጠትን የሚመለከቱ መዝገቦች (§ 2.2-3705.1(12)); እና
• የሥራ ወረቀቶች እና የገዥው ደብዳቤዎች (§ 2.2-3705.7(2) )።